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Automazione per tutti per risparmiare 374 mila euro all’anno. Stiamo costruendo il flusso di lavoro perfetto?

Automazione per tutti per risparmiare 374 mila euro all’anno. Stiamo costruendo il flusso di lavoro perfetto?

Risparmiare automatizzando l'onboarding dei lavori, le verifiche preliminari e l'imposizione dei lavori. Nonostante il costo iniziale possa sembrare significativo, l'investimento si ripaga entro due anni grazie soltanto al risparmio sui costi del lavoro.

Una produzione automatizzata è come il fisico perfetto. Ha bisogno di esercizio fisico, di una dieta sana, di costanza e perseveranza nel tempo, che per i più è l'ostacolo più difficile da superare. L'automazione necessita costanza e perseveranza simili, oltre a implementazioni software adatte. La mancanza di questi tre elementi è ciò che tiene la maggior parte degli stampatori bloccati nello stesso processo manuale, giorno dopo giorno.

E se fosse possibile ottenere l'80% dei propri risultati con il 20% di sforzo? Questa è la promessa di alcuni piani di allenamento. Che sia possibile anche per l'automazione del flusso di lavoro nella produzione di stampati? Secondo la ricerca e la valutazione di tipografie svolte da Keypoint Intelligence - InfoTrends, non solo è possibile, ma è anche piuttosto facile da ottenere. Il trucco è capire che l'automatizzazione del processo di stampa non necessita uno sforzo monumentale, dall'inizio alla fine, di tempi lunghi o di budget fuori bilancio. Al contrario, gli stampatori si dovrebbero concentrare su tre aree in cui esistono soluzioni software consolidate che possono essere applicate all'onboarding, alle verifiche preliminari e all'imposizione dei lavori.

Dove siamo adesso?

Gli stampatori europei sanno di dover automatizzare le loro operazioni di stampa. Infatti, il 68% dei partecipanti al sondaggio annuale di Keypoint Intelligence-InfoTrends European Software Investment Outlook vuole ridurre i costi di produzione e migliorare la propria strategia. Allo stesso tempo, però, l'86% dei partecipanti include processi manuali in tutti o molti dei propri dipartimenti. Sembra che esista una propensione a investire in macchinari piuttosto che software. Molti (44%) attribuiscono la propria crescita all'aggiunta di macchine più veloci ed efficienti. Soltanto il 29% la attribuisce a investimenti in software che aumentano il livello di automazione. Ciò nonostante, i costi e gli scarti risultati da errori di produzione, che possono inizialmente sembrare insignificanti, si accumulano velocemente nel corso di un anno. Soltanto lo scaricare i file dei clienti ed eseguirne l'onboarding comporta un costo di mano d'opera di 118 mila euro all'anno, l'equivalente di 1-1.5 impiegati a tempo pieno. Il sondaggio misura dodici elementi del flusso di lavoro, e tutti avevano livelli di automazione piuttosto bassi nelle tipografie. Ciò è sorprendente e infelice, considerati il livello avanzato, la disponibilità e i costi ridotti dell'implementazioni di soluzioni per le verifiche preliminare. In seguito a valutazioni e conversazioni con gli stampatori, InfoTrends attribuisce i bassi livelli di automazione ai seguenti fattori:

  • La direzione non ispira un approccio innovativo: se abbiamo sempre lavorato in questo modo, perché cambiare?
  • I singoli dipartimenti non sono consapevoli dell'impatto che le loro scelte e i loro processi hanno prima e dopo di loro nella catena di produzione. Valutazioni del flusso di lavoro e team consultivi inter-funzionali possono minimizzare il problema e portare maggiore consapevolezza organizzativa, empatia, e problem-solving olistico.
  • Le persone in carico delle decisioni economiche non sono consapevoli della necessità di automazione o, più spesso, non hanno abbastanza informazioni per giustificare il costo in modo convincente. L'organo decisionale dovrebbe richiedere a fonti nel settore e ai loro fornitori dati di analisi dei costi in modo da poter costruire un modello economico basato sulle loro operazioni.

I costi di flusso del lavoro dipendono anche dal personale incaricato e dalla sua tariffa oraria. Alcuni lavori richiedono le conoscenze di esperti o traggono beneficio da impiegati più efficienti, mentre molti possono essere svolti da chiunque. Per esempio, è meglio lasciare il design ai designer, e la programmazione di dati è meglio svolta da specialisti esperti di logica e linguaggi di programmazione. Tuttavia una prima ispezione o mandare in stampa una prova non richiedono competenze particolari, ma solo le procedure e gli strumenti adatti.

I risultati indicano che molti compiti vengono svolti dai membri del personale sbagliati. Lo staff prestampa diventa quasi tuttofare ed è in carico di 8 dei 12 passaggi del workflow valutati, inclusi i tre passaggi con dati variabili. Questo mostra che ci sono opportunità per assegnare compiti ripetitivi e non-specialistici a staff meno costoso e compiti di livello più alto e specializzato all'esperto giusto. Non dimentichiamo che automatizzare alcuni passaggi è la migliore linea d'azione, in particolare per compiti ripetitivi e di routine.

Automatizzate questi tre passaggi

Torniamo all'obiettivo di ottenere l'80% dei propri risultati con il 20% di sforzo. Lo studio di quest'anno mostra che la tipografia europea media potrebbe risparmiare fino a 374 mila euro in costi di lavoro automatizzando l'onboarding dei lavori, le verifiche preliminari e l'imposizione dei lavori. Le soluzioni software per fare ciò costano da qualche centinaio di euro al mese fino a 20 mila euro e possono essere implementate in pochi giorni o settimane. Nonostante il costo iniziale possa sembrare significativo, l'investimento si ripaga entro due anni grazie soltanto al risparmio sui costi di lavoro.

1. Job onboarding

Ci sono numerosi modi in cui un utente può ordinare prodotti stampati. Può visitare la tipografia, usare moduli cartacei e online, portali online collegati a una soluzione di stampa MIS, e soluzioni web-to-print. Ma se il cliente non ordina un prodotto standard dal catalogo, come fa a inviare i file allo stampatore? Un metodo troppo comune è via e-mail! È un metodo pieno di problemi. Prima di tutto, il cliente deve essere in grado di esportare il file dall'applicazione originale e tenerlo entro i limiti per gli allegati della maggior parte delle aziende. In secondo luogo, lo staff della tipografia deve poi trovare l'allegato e spostarlo manualmente al prossimo passaggio. Ciò richiede quantità di tempo che si accumulano nel corso di un anno e diventano un costo notevole. Molti fornitori di software oggi offrono portali che possono essere personalizzati, dove i file vengono caricati e controllati, e in seguito inviati al passaggio successivo. Questi portali online possono essere utilizzati anche dagli addetti alle vendite e all'assistenza clienti.

2.Verifiche preliminari

Partiamo dal presupposto che le verifiche preliminari sono una necessità: minimizzano il rischio di errori e possono anche ottimizzare i file per la stampa. Abbiamo scoperto che gli operatori prestampa dedicano in media 32 minuti a controllare ogni file. Basandoci sul numero medio di lavori prodotti in un anno, abbiamo calcolato che le verifiche preliminari ammontano a 139 giorni di lavoro! Queste verifiche possono essere svolte in diversi modi. Esistono due metodi manuali usati comunemente: il primo è usare una lista di controllo e ispezionare manualmente il file nell'applicazione usata per crearlo; il secondo è aprire il file PDF in Acrobat e usare un plug-in di verifica, che si avvia con pochi click. Le opzioni migliori sarebbero automatizzare le verifiche preliminari con una soluzione stand-alone o integrata che usa hotfolder e può essere scritta o programmata con API. La soluzione ideale sarebbe individuare gli errori nel momento in cui un cliente invia i file attraverso un portale online o una soluzione web-to-print.

3.Imposizione

A meno che il file non debba essere stampato nella misura del foglio usato, l'operatore di stampa deve organizzare uno o più file sul foglio che verrà tagliato e finito. Il metodo più comune per imporre lavori è usare un software di layout creativo o imposizione per creare un template per ogni lavoro. Un metodo che richiede tempo. Le soluzioni automatizzate impongono i lavori con un software dopo che sono stati caricati online, oppure creano in modo dinamico imposizioni basate sulle specificazioni del lavoro e sul mix di macchinari presenti nella tipografia. Entrambi questi metodi dipendono da un processo di onboarding ben definito. Un altro vantaggio dei software di imposizione avanzati è la capacità di combinare lavori simili, che talvolta viene chiamata ‘ganging'. Ciò minimizza la quantità di materiali utilizzati (inchiostro/toner e carta) e riduce il tempo totale di stampa. Molti stampatori, il 38% di tipografie commerciali, continuano ad usare questo tipo di automatizzazione e, secondo le loro stime, risparmiano poco più di 8 mila euro all'anno. Invece di pensare all'automatizzazione del workflow come un progetto troppo impegnativo o troppo difficile da implementare, concentratevi su queste tre aree. Automatizzarle può offrire alla vostra tipografia una crescita significativa, grazie alla riduzione di passaggi che richiedono staff e alla minimizzazione di errori di produzione. Una volta implementate, queste soluzioni vi offriranno benefici anno dopo anno!

settembre 05, 2019

 
 

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